GESTÃO DE PROCESSOS

GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVO

A SOLUÇÃO WEB AJUSTÁVEL AO SEU NEGÓCIO

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A SOLUÇÃO WEB AJUSTÁVEL AO SEU NEGÓCIO

PORQUÊ O CLIPONE?

ClipOne | Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

Reduz os Custos

Maior Produtividade

Informação em Segundos

Simples de Usar

Mapeia o seu Negócio

Investe o que Necessita

Fácil de Implementar

Melhor Qualidade de Serviço

BENEFÍCIOS

Distribua tarefas e documentos pela organização

i

Corte no papel, toners e outros consumíveis

Liberte espaço no seu escritório

Evite o extravio de documentos

}

Saiba se as tarefas são tratadas no tempo certo

Z

Registe e acompanhe as ações realizadas

ClipOne - Diagrama Funcional| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais
ClipOne | Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

Analise a atividade através de indicadores e reports

U

Encontre documentos e informação em segundos

Aceda à informação em qualquer lugar

Execute e monitorize tarefas em vários dispositivos

Organize os fluxos de trabalho e documentos

Aja e decida com rapidez

A SOLUÇÃO À SUA MEDIDA

f

Parametrização à medida do seu negócio

O ClipOne é parametrizado de acordo com o funcionamento da sua empresa e assegura a interoperabilidade com sistemas existentes.

Agnóstico à base de dados

O ClipOne pode ser utilizado com diversas bases de dados tais como MySQL, Oracle, Postgres, SQL Server, entre outras.

9

Flexível às mudanças da sua organização

O ClipOne é uma base sólida de suporte à atividade do seu negócio e reúne a flexibilidade para se adequar às mudanças da sua organização.

Tecnologia web

O ClipOne assenta em tecnologia web caracterizando-se pela seleção de componentes alinhados com os standards de mercado e boas práticas.

Investimento à sua medida

De acordo com a dimensão e necessidades do seu negócio pode ajustar o investimento à sua medida, adquirindo os recursos que pretende.

ClipOne - Solução à Sua Medida| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

Milhões de Docs, Audio e Vídeo

Workflows

Utilizadores

DESIGN ERGONÓMICO

A facilidade de utilização é crucial para agilizar os tempos das operações e facilitar a aprendizagem e adaptação dos utilizadores. Com a implementação do ClipOne minimiza a resistência à mudança.

l

Personalizável

As preferências são guardadas por utilizador e o dashboard é personalizado com os componentes necessários à função de cada um.

Conforto de utilização

Os ícons são intuitivos e a estrutura de navegação, ecrãs e cores utilizadas permitem conforto e simplicidade de utilização.

Perfil de utilização

Cada utilizador acede à informação e documentos, executa ações e funcionalidades de acordo com o seu perfil e função na organização.

w

Multilingue

Permite qualquer idioma, sendo o mesmo selecionado automaticamente, em função do utilizador que efectua o login.

ClipOne - Design Ergonómico| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

MÓDULOS E FUNCIONALIDADES

A solução integrada que responde de forma transversal aos desafios da sua organização, qualquer que seja a dimensão.

GESTÃO DE PROCESSOS

Modelação e implementação de workflows estruturados e ad hoc, com gestão de processos e tarefas via Inbox Global.

GESTÃO DOCUMENTAL

Gestão do ciclo de vida dos documentos segundo o MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records).

ARQUIVO ELETRÓNICO

Preservação da informação, definição e gestão de políticas de retenção, tabelas de temporalidade e garantia da integridade.

PESQUISA SIMPLES E AVANÇADA

Pesquisa full-text intuitiva e dinâmica, por texto livre e diversos critérios, com operadores lógicos e filtros (drill-down e drill-up) sobre os resultados obtidos.

REPORTING E INDICADORES

Extração de relatórios e indicadores, em diversos formatos, sobre toda a informação residente no sistema e com dashboard personalizável por utilizador.

+

INTEGRAÇÃO

Integra com outras aplicações e sistemas de forma fácil e flexível, com recurso a standards de mercado, tais como XML, Web Services, REST, etc.

POWERED BY

GESTÃO DE PROCESSOS (BPM) e WORKFLOW

Modelação de processos de workflow estruturados e ad-hoc segundo a notação padrão internacional BPMN2 (Business Process Model and Notation) e através de configurações via wizard.

  1. Desenho de interfaces através de metadados via drag & drop
  2. Metadados com permissões, regras e opção de encriptação
  3. Encaminhamento de tarefas para grupos e/ou utilizadores
  4. Controlo de prazos e monitorização gráfica dos processos
  5. Anexação de documentos, incluindo via drag & drop

  1. Preview multimédia (documentos, audio, video e imagem)
  2. Notificações e alertas por diversos canais
  3. Auditing das ações realizadas (traking end-to-end do processo)
  4. Geração de documentos com base em templates
  5. Cadeias de decisão para gestão de pareceres e despachos

ClipOne - BPM/Workflow | Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

Para mais informações sobre o ClipOne peça-nos uma demonstração

GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVO

Registo, classificação, organização e consulta de documentos (incluindo áudio e vídeo), assegurando a gestão do seu ciclo de vida. Segue os padrões ISO e linhas de orientações MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records).

  1. Entrada multicanal – gestão de múltiplas filas de entrada
  2. Mapeamento de diversas contas de e-mail
  3. Processamento automático sobre o conteúdo das filas
  4. Catalogação e visualização de ficheiros em múltiplos formatos
  5. Comentários no registo e anotações nos documentos

  1. Upload de documentos incluindo via drag & drop
  2. Estruturação de registos/documentos com metadados
  3. Plano classificação e estrutura orgânica
  4. Livros para registo de entradas e saídas
  5. Regras de numeração que podem incluir metadados

ClipOne - Clico de Vida dos Documentos| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais
ClipOne - Organização| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais
  1. Capacidade para relacionar registos/documentos
  2. Envio de ficheiros por e-mail e link para download
  3. Geração de documentos com base em templates
  4. Check-in e check-out com controlo de versões
  5. Envio de alertas e notificações por diversos canais

  1. Auditing sobre as ações/operações realizadas
  2. Utilização simultânea de múltiplos repositórios
  3. Mecanismos de encriptação de conteúdos
  4. Períodos de retenção (tabelas temporalidade)
  5. Localização física dos conteúdos arquivados
  6. Conservação e garantia de integridade

Para mais informações sobre o ClipOne peça-nos uma demonstração

PESQUISA SIMPLES E AVANÇADA

Pesquisa simples por texto livre e com recurso a operadores lógicos (+, -, *, ““). Pesquisa avançada com definição dinâmica de critérios e com operadores orientados ao tipo de dados a pesquisar. Indexação e pesquisa full-text.

  1. Pesquisa global e pesquisas de contexto
  2. Aplicação de filtros aos resultados (drill down e drill up)
  3. Pesquisa no conteúdo dos ficheiros, incluindo imagens via OCR
  4. Resultados em função do perfil do utilizador
  5. Listas de valores para definição de critérios de pesquisa

  1. Destaque das palavras chave nos resultados obtidos
  2. Acesso às últimas pesquisas (histórico)
  3. Capacidade para gravar as pesquisas realizadas
  4. Vistas predefinidas por utilizador, com aplicação de filtros
  5. Atribuição de pesos à informação indexada (boost)

ClipOne - Pesquisa| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

REPORTING E INDICADORES

Extração de relatórios e indicadores sobre toda a atividade do sistema, disponibilizando de base componentes prontos a usar e um motor de reporting com capacidade para parametrizar novas necessidades.

  1. Workflows concluídos dentro e fora do prazo
  2. Duração prevista e efetiva dos workflows e respetivas tarefas
  3. Workflows em curso dentro do prazo e atrasados
  4. Tempos de execução e espera de cada tarefa
  5. Tempos totais, por tarefa e por tipo de workflow
  6. Indicadores de performance – eficiência dos recursos
  7. Motor de reporting parametrizável a novas necessidades

ClipOne - Reporting e Indicadores| Gestão de Processos, Gestão Documental, Arquivo, e Muito Mais

LICENCIAMENTO

Licenciamento lifetime ou subscrição anual com funcionamento e instalação na cloud ou on-site/in-house. Investimento adequado às suas necessidades, para pequenas, médias e grandes empresas / organizações, segundo 3 níveis:

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